Trong bài viết trước, người viết đã đề cập đến việc tại sao cứ muốn thay đổi mà kết quả không đổi? Nhà quản lý cần phải xác định mục tiêu như thế nào? Xem xét những vấn đề gì khi định hướng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, ngân sách? Quan tâm đến các yêu cầu nào về thông tin quản trị?

Để việc thay đổi có tính khả thi, thực sự phù hợp với thực thiễn, thay đổi thật sự diễn ra, nhà quản lý cần phải xác định rõ phạm vi cụ thể thế nào? Xem xét trả lời rõ một số câu hỏi như sau:

1.      Có cần phân tích kết quả theo từng loại hình hoạt động/từng ngành nghề/từng loại sản phẩm, dịch vụ không? Chi tiết đến mức nào?

2.      Có cần phân tích kết quả theo từng nhà cung ứng/từng đơn hàng/từng dự án không? Chi tiết đến mức nào? Ví dụ nhóm sản phẩm, nhóm nhà cung ứng hay cụ thể đến từng đối tượng?

3.      Có cần phân tích kết quả theo từng khách hàng lớn, xem xét mức độ ảnh hưởng hay tính ổn định của các khách hàng trọng yếu hay không?

4.      Có cần phân tích chi phí cho từng hoạt động, bộ phận trực tiếp, ngành nghề, từng loại sản phẩm, dịch vụ hay không? Đối với các phòng ban, bộ phận gián tiếp thì cần phân tích chi phí thế nào? Yêu cầu về độ mịn của các loại chi phí cần phân tích ra sao? Thứ tự ưu tiên cho các hạng mục chi phí được xác định như thế nào?

5.      Định hướng xử lý các khác biệt giữa quy định của luật thuế và các nguyên tắc kế toán cho các khoản doanh thu/thu nhập hay các khoản chi phí không được khấu trừ như thế nào? Xây dựng hay thay đổi thành 01 hệ thống sổ kế toán phục vụ cho 02 mục đích hay duy trì 02 sổ kế toán song song? Các khác biệt nào cần có giải pháp xử lý, các khác biệt nào cần phải triệt tiêu hay không duy trì nữa?

6.      Yên cầu về báo cáo quản trị hàng tháng như thế nào? Có thực hiện theo 03 cấp độ báo cáo không (ước tính, sơ bộ, chính thức)? Thông tin cần cung cấp trong từng cấp độ báo cáo gồm những gì? Thời hạn thế nào? Lộ trình và thời gian thực hiện ra sao?

7.      Các tiêu thức, giả định để lập kế hoạch, xây dựng ngân sách là gì? Các bộ phận, nhân viên nào sẽ tham gia vào việc lập kế hoạch ngân sách? Quy trình và thời gian thực hiện như thế nào?

8.      Hệ thống tài khoản cần được xây dựng, chỉnh sửa lại thế nào? Xây dựng, hệ thống lại nguyên tắc đặt mã cho các đối tượng cần theo dõi ra sao? Tiêu thức phân bổ các khoản định phí chung cho các trung tâm chi phí, hoạt động, ngành nghề, sản phẩm, dịch vụ được xác định như thế nào?

9.      Có cần thực hiện phân tích kết quả hoạt động định kỳ có cập nhật thực tế lũy kế so với kế hoạch ngân sách hay không? Khi nào?

10.  Có cần dự đoán dòng tiền trong tương lai hay không? Theo định kỳ thế nào?

Trên cơ sở đó, doanh nghiệp bắt tay thiết kế dữ liệu đầu vào cho phù hợp nhất, một nguyên tắc bất di bất dịch của việc tổ chức cơ sở dữ liệu là muốn đầu ra thế nào thì phải tổ chức đầu vào tương ứng, phù hợp.

Thực tế, các nhà quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường hay không chú trọng đến yêu cầu quản trị nội bộ nên it khi đặt ra các câu hỏi và giải đáp cho các vấn đề trên. Thay vào đó, nhà quản lý thường phó mặc cho bộ phận kế toán (hoặc thuê ngoài) tự xử lý dữ liệu đầu vào, chủ yếu phục vụ cho mục đích tuân thủ quy định về báo cáo để nộp cho cơ quan chức năng. Đến một lúc nào đó, khi cần các thông tin quản trị như trên, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để xử lý hoặc cứ loay hoay hoài mà không thực hiện được.

Thông thường, một doanh nghiệp nào đó đang hoạt động mà gặp phải các vấn đề trên, nhà quản lý cần phải trả lời các câu hỏi xác định mục tiêu, phạm vi trước. Sau đó tiếp tục xác định mình đang có dữ liệu gì, thứ tự ưu tiên từng việc cần thay đổi như thế nào? Từ đó bắt tay vào thực hiệu cải thiện thực tế, sau khi thực tế đã tương đối được tổ chức bài bản thì mới nên đặt mục tiêu xây dựng ngân sách, lập kế hoạch ngân sách bài bản, khả thi và thực hiện việc điều hành, quản lý dựa trên ngân sách.

(Hình ảnh minh họa từ Internet)