Để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả, cần hiểu và tuân thủ một số nguyên tắc đã được trình bày trong bài viết trước. Ngoài ra, song song với đó, một phần không thể thiếu và quan trong trong cấu thành một hệ thống kiểm soát nội bộ là những mẫu biểu hồ sơ, chứng từ, báo cáo kèm theo. Vậy các mẫu biểu này cần được thiết kế như thế nào để dễ dàng thực hiện?

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cũng cần phải hiểu và tuân thủ một số nguyên tắc trong việc thiết kế hồ sơ, chứng từ, sổ sách và báo cáo để dễ kiểm soát như sau:
1. Đánh số liên tục;
2. Thiết kế mẫu biểu phù hợp với quy định, mục tiêu quản trị và có tính năng kiểm soát;
3. Hồ sơ, sổ sách cần quy định nguyên tắc ghi chép, có dấu vết, chữ ký kiểm soát của người xét duyệt;
4. Quy định về các nguyên tắc đặt mã, thiết kế hệ thống tài khoản, sơ đồ hạch toán, sổ sách kế toán phù hợp;
5. Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra hồ sơ, chứng từ hay báo cáo.
6. Ghi chép ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ;
7. Ghi chép ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, nhất quán, đầy đủ thông tin;
8. Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý.

Trên cơ sở các nguyên tắc này, doanh nghiệp sắp xếp thứ tự ưu tiên để từng bước xây dựng, ban hành hay chỉnh sửa các quy trình hoạt động, quy chế, chính sách để dần dần có một hệ thống đầy đủ. Tuy nhiên, điều lưu ý là mọi hệ thống đều có thể có những kẽ hở nhất định và do yếu tố con người quyết định.

Hình ảnh minh họa là mẫu đề nghị thanh toán trong quy trình tài chính, trong đó bao gồm một số tính năng quản trị như thanh toán bằng gì? Ai yêu cầu? Khoản thanh toán phù hợp ngân sách hay không? Trách nhiệm của trưởng phòng/bộ phận trong phê duyệt thế nào?