Thông thường, kiểm soát chi phí luôn là một trong các vấn đề ưu tiên hàng đầu trong công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Cùng với đó, việc theo dõi chi tiết, phân tích được chi phí thực tế phát sinh với ngân sách/kế hoạch đề ra như thế nào cũng rất quan trọng. Nó giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động và có thông tin để điều chỉnh việc chi tiêu như thế nào cho hiệu quả.

Khi doanh nghiệp hoạt động nhiều mảng, đa ngành, chúng ta thường quan tâm đến chi phí của từng phòng ban, từng dự án, từng loại hoạt động, hay còn được gọi là các trung tâm chi phí. Ví dụ như Phòng kinh doanh, Phòng mua hàng, Phòng Kế toán, Bộ phận sản xuất hoặc Dự án A, Dự án B, Dự án C,… Mặt khác, với mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều loại chi phí khác nhau và có thể cùng phát sinh ở nhiều trung tâm chi phí khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để giải đáp bài toán phân tích, so sánh được từng loại chi phí khác nhau ở các trung tâm chi phí khác nhau? Ví dụ một số câu hỏi đặt ra để phục vụ cho việc kiểm soát chi phí như sau:

1.      Chi phí tổng cộng mỗi bộ phận/mỗi dự án là bao nhiêu?

2.      Trong từng bộ phận, chi phí nào là nhiều nhất? Cơ cấu chi phí các bộ phận khác nhau thế nào?

3.      Hoặc Chi phí lương cho mỗi Bộ phận Bán hàng, Bộ phận Kế toán, Bộ phận Quản lý, Bộ phận Chất lượng… là bao nhiêu? Hoặc chi phí tiếp khách, chi phí thông tin liên lạc, điện, nước của từng bộ phận thế nào?

4.      Tại sao tháng này/quý này chi phí điện hay chi phí vận chuyển hay chi phí bảo trì tăng lên? Giảm xuống?

5.      Tại sao doanh số, sản lượng tháng này giảm mà các khoản biến phí lại cao? Biến động bất thường ở các loại chi phí nào?

6.      …

Thông thường, những câu hỏi tương tự như vậy rất nhiều. Các vấn đề liên quan đến việc kiểm soát chi phí của từng doanh nghiệp, phân tích xem chỗ nào bất hợp lý, chỗ nào đang không đem lại hiệu quả, chỗ nào có thể cắt giảm được trong hoạt động hàng ngày?

Trong thực tế, trước các yêu cầu kiểm soát chi phí hay phân tích hiệu quả hoạt động của từng trung tâm chi phí như vậy, nhân viên kế toán thường mở ra nhiều tài khoản chi phí chi tiết để hạch toán và theo dõi. Ví dụ doanh nghiệp có 02 phòng sản xuất đang thực hiện 10 dự án, mỗi dự án có khoảng 08 hạng mục chí phí khác nhau. Giả sử doanh nghiệp muốn biết chi phí theo từng hạng mục, từng dự án và từng phòng sản xuất như thế nào? Lúc đó, kế toán có thể sẽ mở 02 trung tâm chi phí và 80 tài khoản chi phí chi tiết để theo dõi. Nếu số phòng và các dự án tăng lên nhiều thì số lượng tài khoản chi phí chi tiết tăng lên theo tương ứng. Kết quả là sao? Bảng cân đối tài khoản của doanh nghiệp rất nhiều và phức tạp, tăng rủi ro sai sót khi nhập liệu, kết quả đầu ra không còn chuẩn, dẫn đến việc thông tin cho việc kiểm soát và phân tích chi phí không còn đúng. Người viết đã từng gặp một doanh nghiệp mà số lượng tài khoản chi phí chi tiết của doanh nghiệp này lên đến khoảng 800 tài khoản, sai sót trong việc nhập liệu rất nhiều vì các tài khoản cứ na ná nhau, dẫn đến việc phân tích hiệu quả hoạt động gần như thất bại hoàn toàn.

Vậy có cách nào hiệu quả hơn để đáp ứng cho các câu hỏi ở trên mà không phải mở quá nhiều tài khoản chi tiết? Như đã đề cập ở bài viết trước, ngoài đặt mã cho các trung tâm chi phí là điều mọi người hay thực hiện, việc đặt mã cũng cần áp dụng cho các hạng mục chi phí mà thông thường các nhân viên kế toán hay quên mất việc này. Khi đó, tùy theo yêu cầu kiểm soát chi phí chi tiết đến hạng mục chi phí như thế nào, các hạng mục chi phí sẽ được đặt mã tương ứng và được nhập trường dữ liệu song song khi hạch toán các tài khoản chi phí.

Ví dụ: Doanh nghiệp có 05 phòng ban gián tiếp là Quản lý, R&D, Nhân sự, Kế toán, IT. Doanh nghiệp muốn theo dõi chi phí lương chi tiết cho từng phòng trong đó phải làm rõ chi tiết như lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp, thưởng, tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ,… Thông thường, chi phí lương các bộ phận này sẽ được phân loại vào chi phí quản lý doanh nghiệp ở TK 642. Khi đó, doanh nghiệp có thể đặt mã như sau để giảm số lượng tài khoản chi phí chi tiết phải mở:

1.      Các trung tâm chi phí được đặt mã là: BP01 – Quản lý, BP02 – R&D,…

2.      Các hạng mục chi phí được đặt mã có thể là: 642SAL01 – Chi phí lương, 642SAL02 – Chi phí BHXH, 642SAL03 – Chi phí BHYT,…

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần mở 01 TK theo dõi chi phí lương là 6421 – Chi phí lương nhân viên quản lý. Khi hạch toán từng khoản mục chi phí chi tiết ở trên vào, nhân viên kế toán phải nhập đồng thời mã của trung tâm chi phí và mã của hạng mục chi phí tương ứng. Kết quả là doanh nghiệp sẽ có dữ liệu chi tiết và tổng hợp cho từng loại chi phí hay cho từng phòng ban gián tiếp của mình một cách dễ dàng mà ít sai sót.