Tại sao chúng ta cứ thường hay loay hoay hoài với việc xử lý các số liệu tài chính của Công ty? Mỗi lần sếp cần số liệu gì cho cuộc họp nào đó thì mọi người từ nhân viên bán hàng đến kế toán lại chạy đôn, chạy đáo để thu thập, xử lý, tổng hợp báo cáo cho sếp và đôi khi lại báo cáo sai?

Một trong những nguyên nhân chính của việc này chính là việc đặt mã (coding) trong Công ty rất quan trọng nhưng thực tế lại ít được chú trọng.

Vậy coding (đặt mã) là gì? Tầm ảnh hưởng hay mức độ quan trọng của nó đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp như thế nào? Những sai lầm nào hay thường gặp trong việc đặt mã? Bài viết sẽ cố gắng giải đáp phần nào câu trả lời cho các câu hỏi này. Trong những năm gần đây, khi việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của doanh nghiệp, cụ thể là các dự án triển khai ERP, ngày càng phổ biến, tầm quan trọng của việc chuẩn hóa bảng mã của doanh nghiệp càng được khẳng định.

Tài sao cần phải chú trọng đến việc đặt mã và thiết kế nguyên tắc phù hợp? Nếu doanh nghiệp không chú trọng đến việc này trong hoạt động của mình, thường sẽ phát sinh các vấn đề sau:

1.      Dữ liệu trong Công ty không đồng bộ, các phòng ban khác nhau có cách đặt mã khác nhau;

2.      Công việc giữa các nhân viên bị trùng lắp (duplicate works);

3.      Việc đối chiếu dữ liệu, số liệu rất khó khăn, tốn thời gian;

4.      Khó khăn, mất thời gian trong việc tổng hợp, phân tích số liệu phục vụ cho việc ra quyết định;

5.      Khó khăn trong việc lưu trữ, truy xuất, đối chiếu chứng từ, tài liệu;

6.      Không kiểm soát được chi phí, cân đối, so sánh, phân tích với ngân sách đề ra;

7.      Khó phát hiện sai sót trong việc quản lý, kiểm soát tài sản;

8.      Có khả năng phát sinh các rủi ro về gian lận, thất thoát hoặc mất mát tài sản và tốn thời gian cho việc tìm nguyên nhân cũng như đưa ra giải pháp xử lý kịp thời;

9.      Không có cơ sở để lập và quản lý ngân sách, kế hoạch kinh doanh.

Vậy Công ty phải đặt mã cho những đối tượng nào trong hoạt động sảnh xuất kinh doanh của mình ?

1.      Các đối tượng bên trong: nhân viên, hàng tồn kho, tài sản cố định, trung tâm chi phí (Cost centre), hạng mục chi phí, hợp đồng, chứng từ kế toán (phiếu thu/phiếu chi, chứng từ ngân hàng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu nhập/xuất kho…).

2.      Các đối tượng bên ngoài: khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…

Tùy theo mục tiêu quản trị mà doanh nghiệp cần ban hành nguyên tắc đặt mã thế nào cho doanh nghiệp mình để đáp ứng yêu cầu đó. Trong đó, một số tiêu thức sau cần được tuân theo khi xây dựng nguyên tắc đặt mã cho từng loại đối tượng:

-         Nguyên tắc đặt mã, đặt tên phải nhất quán, có độ dài ký tự bằng nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản trị mà sẽ bao gồm những thông tin gì.

Ví dụ: Mã khách hàng gồm 12 ký tự chia làm 3 phần: ký hiệu mã KH, nơi phát sinh KH (VPC, CN1, CN2,..., CNn), số thứ tự KH gồm 05 số (được đánh số từ 00001 đến 99999 cho toàn bộ hoạt động của từng nơi phát sinh. Cấu trúc sẽ như sau: KH-HCM-00001. Với nguyên tắc đặt mã KH thế này sẽ bao hàm một số yêu cầu/nội dung như sau:

·        Ước tính số lượng KH trong cả hoạt động của Công ty sẽ không quá 100 ngàn KH cho mỗi văn phòng/chi nhánh/tỉnh/thành phố;

·        Dữ liệu có thể dễ dàng xuất ra Excel để xử lý với các chức năng Data Filter, hàm Left, Right, Mid… để phục vụ yêu cầu tổng hợp, phân tích dữ liệu;

·        Biết được KH nào thuộc phạm vi quản lý của văn phòng/chi nhánh nào;

·        Từng văn phòng/chi nhánh có số thú tự riêng của mình mà không sợ trùng lặp mã với văn phòng/chi nhánh khác;

·        Dễ dàng tổng hợp, hợp nhất dữ liệu từ nhiều phòng ban (kinh doanh, kế toán, kho) hay nhiều nơi.

-         Mỗi loại mã phải do một cá nhân chịu trách nhiệm đảm nhận;

Ví dụ: Mã KH phải được phân công và phân quyền duy nhất cho 01 nhân viên của phòng bán hàng đặt (nhập vào phần mềm nếu có phần mềm hoặc thông báo cho các bộ phận khác bằng email/file nếu vẫn còn xử lý thủ công). Khi đó, các bộ phận khác trong hệ thống chỉ tự động áp dụng theo mà không được quyền sửa đổi bất kỳ thông tin gì. Hơn nữa, khi có sai sót về mã sẽ dễ dàng biết người nào sẽ phải chịu trách nhiệm.

-         Từng mã phải là duy nhất trong toàn bộ thông tin hệ thống, không được trùng lặp;

-         Đảm bảo đầy đủ thông tin ghi nhận kèm theo cho từng đối tượng phãi đặt mã như tên, mô tả đặc tính, đơn vị tính, địa chỉ…

-         Xác định rõ tính chất kết nối giữa các đối tượng đặt mã khác nhau, đảm bảo theo nguyên tắc phân kỳ một – nhiều hoặc hội tụ nhiều – một, tránh trường hợp nhiều – nhiều sẽ không xử lý được dữ liệu.

Ví dụ: 01 khách hàng có nhiều hợp đồng, 01 hợp đồng có nhiều hóa đơn, 01 hợp đồng có nhiều lần thanh toán, 01 hợp đồng có nhiều lần xuất hàng. Khi đó, đối tượng hợp đồng sẽ là đối tượng trung tâm để tạo đường kết nối thông tin với các đối tượng khác trong doanh nghiệp.

Tóm lại, doanh nghiệp muốn có dữ liệu để phục vụ việc tổng hợp, phân tích phục vụ cho việc điều hành, quản lý và ra quyết định thì dữ liệu đầu vào phải được tổ chức bài bản, có cấu trúc khoa học, có tính hệ thống và lường trước những khả năng có thể xảy ra, phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mình. Một điều cực kỳ quan trọng khi đặt mã là muốn đầu ra như thế nào thì dữ liệu đầu vào phải được thiết kế tương ứng, có đầu vào chi tiết thì mới có đầu ra phù hợp.

(Hình ảnh minh họa từ Internet)