Excel bây giờ đã trở nên quen thuộc và gần như ai cũng biết hay sử dụng trong công việc hàng ngày của mình. Đặc biệt, Excel rất hữu ích trong việc lập báo cáo hay phân tích dữ liệu phục vụ cho việc quản trị và ra quyết định trong hoạt động kinh doanh.Tuy nhiên, việc sử dụng Excel như thế nào cho hiệu quả, hỗ trợ cho việc quản lý công ty cũng như hạn chế được một số rủi ro lại là một việc khác. Lâu nay mọi người hay đề cập đến việc xây dựng hệ thống ERP trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình, tuy nhiên, chi phí đầu tư vào ERP tương đối cao và chưa phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặt khác, ERP chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp đã xây dựng được một hệ thống quy trình hoàn thiện, bài bản được từng thành viên trong bộ máy vận hành trôi chảy.

Trong phạm vi bài viết này, người viết xin chia sẻ một số kinh nghiệm của bản thân trong việc xây dựng và tổ chức các file dữ liệu bằng Excel để theo dõi, cập nhật thông tin kinh doanh hàng ngày một cách có tổ chức, cấu trúc rõ ràng như là một ERP thu nhỏ bằng Excel cho mọi người tham khảo. Việc này người viết đã tổ chức và sử dụng thành công trong một doanh nghiệp sản xuất và giờ đang sử dụng trong một doanh nghiệp dịch vụ. Hi vọng mọi người có thể thiết kế và tổ chức các file dữ liệu có tính hệ thống, cấu trúc rõ ràng, phù hợp với nhu cầu quản trị của bản thân mình thì sẽ có một công cụ rất hữu hiệu để cung cấp thông tin cho việc quản lý của mình. Đây có thể được xem như một bước đệm để tổ chức bài bản trước khi vận hành chính thức một hệ thống ERP hoàn chỉnh!

Excel bản thân có những hạn chế và rủi ro nhất định như sau trong thực tế sử dụng của nhiều người:

- Khi thực hiện dễ phát sinh thói quen tùy tiện trong nhập liệu hay thiết lập công thức, không có những định hướng tổ chức rõ ràng, nhất quán;

- Dễ sai sót, mất thời gian trong việc tìm, chỉnh sửa chỗ sai;

- Tính bảo mật kém, khó backup dữ liệu, do đó rất dễ dàng bị mất dữ liệu hoặc hỏng file khi vô tình có những lỗi xử lý. Thỉnh thoảng, vì lý do nào đó như mất máy tính, virus hay vô tình sửa một số dữ liệu mà không undo được, file Excel bị hư và mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa hoặc không thể phục hồi;

- Dung lượng lớn, xử lý chậm khi chứa quá nhiều thông tin, dữ liệu;

- Dễ thay đổi, chỉnh sửa khi có người cố ý phá hoại;

- Không có tính kế thừa, khó chuyển giao cho người khác sử dụng.

Do đó, khi sử dụng Excel trong việc tổ chức cơ sở dữ liệu, phải đưa ra những nguyên tắc, quy định rõ ràng, cơ bản và áp dụng triệt để. Những nguyên tắc dưới đây được thực hiện dựa trên việc tổ chức file dữ liệu thực tế phục vụ cho công việc theo dõi tình hình tài chính và doanh thu hàng ngày trong việc quản lý của người viết, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ như là một ví dụ minh họa cho việc tổ chức cơ sở dữ liệu này:

- Phải ban hành nguyên tắc đặt mã (coding) rõ ràng, dễ hiểu và thống nhất cho toàn bộ các file dữ liệu độc lập (ví dụ: mã nhân viên, mã khách hàng, mã hợp đồng, mã billing…). Ví dụ: Mã KH gồm 13 ký tự chia làm 3 phần: ký hiệu mã KH, nơi phát sinh KH (VPC, CN1, CN2,..., CNn), số thứ tự KH, được đánh số từ 00001 đến 99999 cho toàn bộ KH như sau: KHH-VPC-xxxxx;

- Phân công, phân quyền rõ ràng cho từng người cập nhật hay sử dụng dữ liệu;

- Tạo các sheet dữ liệu nhất quán và đồng bộ nhau từ file dữ liệu đầu vào đến các file báo cáo trong đó có các vùng dữ liệu thô và vùng dữ liệu kết quả;

+ Vùng nhập liệu thô: các cột dữ liệu không có fill màu và font color mặc định (màu đen), các vùng này phải được nhập liệu (input/copy & paste value) vào đầy đủ;

+ Vùng kết quả: các vùng đã được thiết lập công thức sẵn gồm các cột dữ liệu được fill màu và/hoặc chứa font color màu xanh. KHÔNG được thay đổi bất kỳ công thức nào ở các vùng dữ liệu này, chỉ được copy công thức từ trên xuống dưới;

- Không được chèn bất kỳ cột nào ở các sheet dữ liệu, việc chèn cột chỉ được cho phép khi trao đổi và thống nhất với người có thẩm quyền và chèn đồng bộ ở tất cả các file khác nhau;

- Chỉ được chèn các dòng ở trong vùng dữ liệu và copy công thức ở các vùng kết quả xuống, chú ý copy cho đủ để số liệu tổng hợp được đúng;

- Không được cập nhập dữ liệu mới quá giới hạn của vùng dữ liệu được border với màu đỏ đậm;

- Định dạng ngày tháng: theo chuẩn thống nhất (dd/mm/yyyy), đặc biệt không format dưới dạng TEXT và chú ý nhầm lẫn giữa ngày và tháng. VD: 12/11/2016 thành 11/12/2016;

- Làm tròn số: đến hàng đơn vị, không sử dụng dấu thập phân, luôn sử dụng hàm round để làm tròn số khi tính toán;

- Tạo file "sống" để cập nhật dữ liệu hàng ngày (khi có thay đổi dữ liệu thô) và file này có kèm theo chữ TODAY ở phía sau. File này chỉ do một người được phân công nhập và chịu trách nhiệm, các người khác chỉ xem hay đặt chế độ "read-only";

- Sau khi cập nhật dữ liệu phát sinh của ngày hôm trước xong, file "sống" phải được "save as" lại thành 01 file khác để lưu trữ với đuôi TODAY được sửa thành ngày hôm đó. VD: ngày 31/05/2016 sẽ cập nhật hết dữ liệu của ngày 30/05/2016 và lưu thành 01 file khác và đổi chữ TODAY thành 31.05.16;

- Thiết lập các công thức kiểm tra chéo giữa các file dữ liệu để tự động báo lỗi khi dữ liệu có sai sót;

- Ban hành quy định cụ thể luồng thông tin sẽ được truyền tải như thế nào, trách nhiệm từng cá nhân, bộ phận trong quy trình. Ví dụ:

+ Dữ liệu được chia làm 02 file nguồn: 01 nhân viên kinh doanh phụ trách file Contract control sheet, 01 nhân viên kế toán phụ trách file Sales execution position.

+ Các file này được tổ chức theo cấu trúc và format hoàn toàn giống nhau để sử dụng dữ liệu từ các file nguồn tạo ra kết quả ở file tổng hợp.

+ Các file được cập nhật theo trình tự sau: Contract control sheet ----> Sales execution position ------> Sales position & CF forecast. Theo trình tự đó, nhân viên kế toán phải copy toàn bộ dữ liệu nguồn từ file đầu tiên vào file của mình.

- Định kỳ (hàng tuần/tháng/năm), các file phải được đối chiếu dữ liệu với nhau, các file này phải được lưu lại tại ngày đối chiếu để kiểm tra.

Dưới đây là một vài hình ảnh minh họa cấu trúc file cơ sở dữ liệu người viết đang sử dụng để tham khảo cho dễ hiểu hơn. Hi vọng mọi người có thể hiểu và có ích cho công việc của mình. Với việc tổ chức file này, mọi người có thể dễ dàng xem thử tình hình tài chính của doanh nghiệp mình ở tình trạng thế nào tại bất kỳ thời điểm nào (chưa cần phải lấy hay xử lý dữ liệu hạch toán kế toán) cũng như dễ dàng dự đoán dòng tiền cho từng tuần sắp tới để có những quyết định phù hợp trong việc quản lý. Đồng thời, file này cũng sẽ rất dễ dàng giao cho những nhân viên mới để cập nhật và đối chiếu, cấp quản lý chỉ cần giám sát để đảm bảo các nhân viên đang tuân thủ đúng những nguyên tắc đã ban hành. Trong cấu trúc file này, người viết chỉ sử dụng một số các hàm Excel cơ bản như: ROUND, IF, SUMIF, VLOOKUP, LEFT, SUBTOTAL, ISERROR hay một vài chức năng khác như DATA VALIDATION, DATA FILTER.