Doanh Nghiệp Cần Biết: Chứng Từ Hợp Lệ Để Chứng Minh Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt & Tránh Rủi Ro Thuế!
Doanh Nghiệp Cần Biết: Chứng Từ Hợp Lệ Để Chứng Minh Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt & Tránh Rủi Ro Thuế!
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các chứng từ chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định mới của Nghị định 52/2024/NĐ-CP:
1. Chứng từ chuyển khoản ngân hàng
Sao kê tài khoản ngân hàng thể hiện nội dung thanh toán, số tiền, tài khoản gửi, tài khoản nhận.
Xác nhận giao dịch từ ngân hàng điện tử (Internet Banking, Mobile Banking) với đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận và nội dung thanh toán.
Lưu ý: Chứng từ cần thể hiện rõ nội dung thanh toán liên quan đến hóa đơn, tránh trường hợp thanh toán chung nhiều hóa đơn nhưng không có chi tiết cụ thể.
2. Biên lai thanh toán qua thẻ ngân hàng
Biên lai từ máy POS khi thanh toán bằng thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ/thẻ ATM của doanh nghiệp hoặc cá nhân đại diện doanh nghiệp.
Sao kê thẻ ngân hàng ghi rõ thông tin giao dịch, ngày thanh toán, số tiền, tên đơn vị thụ hưởng.
Lưu ý: Nếu thẻ đứng tên cá nhân, cần bổ sung quyết định cử cá nhân thanh toán thay mặt doanh nghiệp hoặc biên bản xác nhận thanh toán.
3. Chứng từ thanh toán qua ví điện tử
Biên lai điện tử từ ví điện tử như Momo, VNPay, ZaloPay, ShopeePay, Payoo…
Lịch sử giao dịch trên ứng dụng ví điện tử, thể hiện rõ thông tin bên gửi, bên nhận, nội dung thanh toán.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên sử dụng ví điện tử doanh nghiệp, tránh dùng tài khoản cá nhân để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.
4. Biên lai thanh toán bằng mã QR
Biên nhận giao dịch QR Code, xác nhận thanh toán qua ngân hàng hoặc ứng dụng tài chính.
Sao kê ngân hàng hoặc email xác nhận giao dịch do đơn vị trung gian cung cấp.
Lưu ý: Cần kiểm tra tính hợp lệ của mã QR và thông tin bên nhận thanh toán.
5. Chứng từ thanh toán bù trừ công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
Chứng từ bù trừ công nợ kèm theo hợp đồng, bảng kê giao dịch, xác nhận số tiền đã được thanh toán bằng cách bù trừ với các khoản phải thu/phải trả.
Lưu ý: Bù trừ công nợ phải có hợp đồng kinh tế hoặc thỏa thuận thanh toán bù trừ hợp lệ, không thể thực hiện bù trừ tùy ý.
6. Chứng từ vay ngân hàng để thanh toán
Hợp đồng vay giữa doanh nghiệp và ngân hàng.
Giấy giải ngân từ ngân hàng, xác nhận số tiền được chuyển từ khoản vay tới tài khoản nhà cung cấp.
Sao kê tài khoản thể hiện việc thanh toán từ nguồn vay.
Lưu ý: Phải chứng minh được khoản vay được sử dụng đúng mục đích thanh toán cho hóa đơn.
Tổng Kết
Các chứng từ phải thể hiện rõ thông tin thanh toán, bên gửi, bên nhận, số tiền và nội dung liên quan đến hóa đơn.
Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ để phục vụ kiểm toán và quyết toán thuế.
Nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng hoặc ví điện tử doanh nghiệp để đảm bảo minh bạch và dễ dàng đối chiếu chứng từ.
Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu khấu trừ thuế và tránh rủi ro pháp lý khi thanh tra thuế kiểm tra giao dịch thanh toán.
